20 Μαρτίου 2019

Τήρηση βιβλίων αρχείων με την βοήθεια εφαρμογών του Microsoft office

Επιτρέπεται η τήρηση βιβλίου εσόδων – εξόδων, μητρώου παγίων, αποτελεσμάτων χρήσης και λοιπών αρχείων, σε κινητά αθεώρητα φύλλα χαρτιού στα οποία οι εγγραφές - αντί χειρόγραφα- γίνονται με word; Αλλάζει κάτι αν αντί word χρησιμοποιηθεί excel; (π.χ. απλό πρόγραμμα βιβλίου εσόδων εξόδων με αθροίσεις και λοιπές αριθμητικές πράξεις;)

Αν ναι ποιες είναι οι υποχρεώσεις ως προς την μορφή, χρόνο εκτύπωσης και φύλαξης τέτοιων αρχείων σε εκτυπωμένη μορφή; Ισχύει το Άρθρο 23 Π.Δ.186/1992 ή άλλο νομικό πλαίσιο για λογισμικό λογιστικής που να αφορά τα καταρτιζόμενα από τον χρήστη απλά προγράμματα excel;

ΑΠΑΝΤΗΣΗ:

Σύμφωνα με την παράγραφο 6 του άρθρου 3 του Ν 4308/2014 (ΕΛΠ), τα λογιστικά αρχεία μίας οντότητας τηρούνται με ηλεκτρονικό ή χειρόγραφο τρόπο. Δεν προβλέπεται πλέον θεώρηση βιβλίων και στοιχείων από την Φορολογική Αρχή.

Σημειώνεται ότι το λογιστικό σύστημα μιας οντότητας περιλαμβάνει τα διάφορα λογιστικά αρχεία αλλά και τις διαδικασίες και μεθόδους, τόσο για την καταχώριση των σχετικών συναλλαγών και γεγονότων, όσο και για την κατάρτιση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων. Τα λογιστικά αρχεία είναι τα ηλεκτρονικά ή φυσικά μέσα, στα οποία περιέχονται οι αναγκαίες χρηματοοικονομικές πληροφορίες. Τα λογιστικά αρχεία, γενικώς, περιλαμβάνουν βάσεις πρωτογενών πληροφοριακών δεδομένων, παραστατικά των συναλλαγών και γεγονότων (λογιστικά στοιχεία), και άλλα λογιστικά αρχεία (λογιστικά βιβλία), στα οποία καταχωρίζονται δεδομένα των ως άνω συναλλαγών και γεγονότων.

Κατά την γνώμη μας, ο νομοθέτης με τον όρο «ηλεκτρονικά μέσα» δεν περιορίζεται σε λογιστικά συστήματα μέσω λογισμικών προγραμμάτων, αλλά διευρύνει την δυνατότητα τήρησης των λογιστικών βιβλίων με οποιονδήποτε άλλον τρόπο, με την προϋπόθεση της διασφάλισης της αξιοπιστίας του. Η ενημέρωση γίνεται στον χρόνο που προβλέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 6 των ΕΛΠ.

Ακολούθως, σύμφωνα με την παρ. 7, του άρθρου 5, του ίδιου νόμου, η διοίκηση της κάθε επιχείρησης είναι υπεύθυνη ως προς την τεκμηρίωση των συναλλαγών της, υιοθετώντας ένα αξιόπιστο λογιστικό σύστημα, ενώ παράλληλα υποχρεούται να εφαρμόζει κατάλληλες, κατά την κρίση της, δικλείδες για:

α) Την διασφάλιση ότι υπάρχει αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων (ελεγκτική αλυσίδα) για κάθε συναλλαγή ή γεγονός, από το χρόνο που προέκυψαν μέχρι το διακανονισμό τους.

β) Την δημιουργία αξιόπιστης και ελέγξιμης αλληλουχίας τεκμηρίων, που διασφαλίζει την ευχερή συσχέτιση των συναλλαγών και άλλων γεγονότων με τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις.

γ) Την επίτευξη εύλογης διασφάλισης ως προς την αυθεντικότητα των παραστατικών (τεκμηρίων) της προηγούμενης παραγράφου και την ακεραιότητα του περιεχομένου τους, με σκοπό την επιβεβαίωση της προέλευσης αυτών και την τεκμηρίωση της συναλλαγής.

Εν συνεχεία, όσον αφορά την διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων σύμφωνα με το άρθρο 7:

Το σύνολο των λογιστικών αρχείων που η οντότητα τηρεί, σύμφωνα με τις διατάξεις αυτού του νόμου διαφυλάσσονται για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από:

α) Πέντε (5) έτη από τη λήξη της περιόδου.

β) Το χρόνο που ορίζεται από άλλη νομοθεσία.

Επίσης, τα λογιστικά αρχεία μπορούν να διαφυλάσσονται σε οποιαδήποτε μορφή, εφόσον υπάρχει σύστημα αναζήτησης, εμφάνισης και εκτύπωσης ή αναπαραγωγής αυτών, για τη διευκόλυνση οποιουδήποτε ελέγχου.

Συμπληρωματικά αναφέρουμε ότι παρέχεται η δυνατότητα διαφύλαξης των λογιστικών βιβλίων σε οποιαδήποτε μορφή (έντυπη ή ηλεκτρονική), ανεξάρτητα από τον τρόπο τήρησης αυτών (χειρόγραφα ή μηχανογραφικά). Επιπλέον, τα αρχεία που αρχικά δημιουργούνται σε έντυπη μορφή μπορούν να ψηφιοποιούνται και να φυλάσσονται στη νέα μορφή ακόμα και κατά τη διάρκεια της εκάστοτε τρέχουσας περιόδου. Σημειώνεται ότι η δυνατότητα διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων σε ηλεκτρονικά μέσα, κατά τα οριζόμενα στην παράγραφο αυτή, παρέχεται για το σύνολο των τηρούμενων, εκδιδόμενων και λαμβανόμενων λογιστικών αρχείων (βλ. Πολ. 1003/2014).

 Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι οι διατάξεις του ΠΔ 186/1992 καταργήθηκαν με την εφαρμογή των ΚΦΑΣ (υποπαράγραφος Ε1 της παραγράφου Ε΄ του Ν. 4093/2012). Ο τελευταίος νόμος καταργήθηκε από τον Ν. 4308/2014 την 1.1.2015.

Παρακαλώ περιμένετε...

loading
 
Ερώτηση Ασφαλείας: Επιλέξτε μία σημαντική για εσάς ημερομηνία

Σημειώστε την ημερομηνία που θα επιλέξετε, σε περίπτωση που σας ζητηθεί στο μέλλον από το σύστημα για λόγους ασφαλείας.

Επιβεβαιώστε τον λογαριασμό σας

Παρακαλώ συμπληρώστε την σημαντική για εσάς ημερομηνία που έχετε καταχωρίσει ως ερώτηση ασφαλείας.